การส่งสารด้วยการพูด

การพูดมีความสำคัญต่อชีวิตมนุษย์มาก การประกอบกิจการใด การคบค้าสมาคมกับผู้อื่น ก็จะต้องสื่อสารด้วยการพูดเสมอ ส่วนหนึ่งของการพูดเราสามารถฝึกสอนกันได้ อีกส่วนหนึ่งจะเป็นศิลปะเฉพาะตัวของผู้พูดแต่ละคน ซึ่งเลียนแบบกันได้ยาก การพูดที่มีประสิทธิภาพ จะเกิดจากการสังเกตวิธีการที่ดีและมีโอกาสฝึกฝน

ความหมายของการพูด

การพูดเป็นพฤติกรรมการสื่อสารที่ใช้กันแพร่หลายทั่วไป ผู้พูดสามารถใช้ทั้งวจนะภาษาและอวัจนะภาษาในการส่งสารติดต่อไปยังผู้ฟังได้ชัดเจนและรวดเร็ว

การพูด หมายถึง การสื่อความหมายของมนุษย์โดยการใช้เสียง และกิริยาท่าทางเป็นเครื่องถ่ายทอดความรู้ความคิด และความรู้สึกจากผู้พูดไปสู่ผู้ฟัง พจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน ได้แยกความหมาย " การพูด " ออกเป็น ๒ คำ คือ " การ " หมายถึง กิจ, งาน, ธุระ, หน้าที่ ส่วนคำว่า " พูด " หมายถึง กล่าวรวมคำทั้งสองเข้าด้วยกันเป็น " การพูด " หมายถึง กิจพูดหรือกิจกล่าว, งานพูดหรืองานกล่าว, ธุระพูด หรือธุระกล่าว, หน้าที่พูดหรือหน้าที่กล่าว เป็นต้น

การพูดที่ดี คือ การใช้ถ้อยคำ น้ำเสียงรวมทั้งกิริยาอาการอย่างมีประสิทธิภาพ และถูกต้องตามจรรยามารยาท และประเพณีนิยมของสังคม เพื่อถ่ายทอดความคิดความรู้ ความรู้สึกและความต้องการ ที่เป็นประโยชน์ ให้ผู้ฟังได้รับรู้และเกิดการตอบสนอง สัมฤทธิ์ผลตามจุดมุ่งหมายของผู้พูด

จุดมุ่งหมายของการพูด

การพูดในแต่ละครั้ง จะมีจุดมุ่งหมายแตกต่างกัน ผู้พูดจะต้องรู้จักจุดมุ่งหมายที่พูดได้อย่างถูกต้อง ตรงความต้องการของผู้ฟัง นักพูดที่ดีจะต้องศึกษาวิเคราะห์ให้เข้าใจความมุ่งและวัตถุประสงค์ที่จะพูด แต่ละครั้งให้ชัดเจนและพูดตรงกับความมุ่งหมายที่วางไว้ โดยกำหนดได้ดังนี

๑. การพูดเพื่อให้ความรู้หรือข้อเท็จจริงแก่ผู้ฟัง การพูดแบบนี้เป็นการพูดโดยอาศัยข้อมูลต่างๆ ในเรื่องที่ผู้ฟังต้องการจะทราบ การพูดต้องพูดให้ตรงประเด็นและหัวข้อที่กำหนดให้ บางครั้งผู้พูดต้องเตรียมอุปกรณ์ประกอบการบรรยายไปด้วย เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจแจ่มแจ้งในเรื่องที่พูดมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

๒. การพูดเพื่อโน้มน้าวจิตใจผู้ฟัง การพูดแบบนี้ ผู้พูดจะต้องใช้ศิลปะในการพูดหลายๆ แบบเพื่อจูงใจให้ผู้ฟังเกิดความศรัทธาเลื่อมใส มีความคิดเห็นคล้อยตาม หรือกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่ผู้พูดตั้งความมุ่งหมายไว้

๓. การพูดเพื่อให้เกิดความเพลิดเพลินหรือเพื่อจรรโลงใจแก่ผู้ฟัง การพูดแบบนี้ ผู้พูดต้องเข้าใจว่าบรรยากาศในการพูด และความต้องการของผู้ฟัง ซึ่งเป็นการพูดที่ผู้พูดจะต้องเน้นให้ผู้ฟังเกิดความสนุกสนานบันเทิง ควบคู่ไปกับการได้รับความรู้สึกนึกคิดที่แปลกใหม่เล็กๆน้อยๆ เป็นการพูดในลักษณะเสริมสร้างความนึกคิดของผู้ฟัง ให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ เพื่อยกระดับจิตใจของผู้ฟังในทางที่ดีมีความสุขในขณะที่ฟังการพูด

๔. การพูดเพื่อหาทางแก้ปัญหาหรือคำตอบต่างๆกัน การพูดแบบนี้ ผู้พูดจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่พูดได้เป็นอย่างดี หรือสามารถตอบปัญหาต่างๆที่ผู้ฟังสงสัยอยากจะรู้อยากจะฟังจากผู้พูด จึงเป็นการพูดในเชิงวิชาการ หรือในแนวทางขจัดปัญหาข้อสงสัยต่างๆ ให้ปรากฏอย่างมีเหตุมีผล บางครั้งก็เป็นการพูดเพื่อตอบปัญหาของผู้ที่มีความสงสัยถามปัญหาขึ้นมา

๕. การพูดเพื่อแนะนำและชี้แนะเรื่องต่างๆ การพูดแบบนี้ เป็นการพูดในเวลาจำกัดตามลักษณะเรื่องแนะนำและเวลาที่จะอำนวยให้ ส่วนมากเป็นการพูดแนะนำบุคคล แนะนำการปฏิบัติงานและลักษณะของงานที่ทำของหน่วยต่างๆ การพูดให้คำแนะนำมุ่งการพูดเพื่อให้ผู้ฟังทราบเฉพาะข้อเท็จจริงต่างๆ อย่างย่อๆ

การพูดระหว่างบุคคล

การพูดระหว่างบุคคลเป็นการพูดที่ไม่เป็นทางการ ปกติทั้งผู้พูดและผู้ฟังมักไม่ได้เตรียมตัวล่วงหน้ามาก่อน ไม่จำกัดสถานที่และเวลา เนื้อหาไม่มีขอบเขตจำกัดแน่นอน แต่เป็นการพูดที่เราต้องใช้มากที่สุด และควรศึกษาฝึกฝนให้ใช้การได้คล่องแคล่ว การพูดระหว่างบุคคล มีดังนี้
การทักทายปราศรัย

การทักทายปราศรัย มักจะกล่าวคำ " สวัสดี " เป็นการเริ่มต้น การใช้คำพูดต้องไม่ล่วงล้ำก้าวก่ายเรื่องส่วนตัวของผู้อื่น นอกจากนี้ การทักทายที่ทำให้ผู้อื่นไม่สบายใจ ก็ไม่ควรกระทำ การทักทายปราศรัยควรปฏิบัติดังนี้

๑. ยิ้มแย้มแจ่มใสด้วยความรู้สึกยินดีที่ได้พบผู้ที่เราทักทาย

๒. กล่าวคำปฏิสันถาร หรือทักทายตามธรรมเนียมนิยมที่ยอมรับกันในสังคม เช่น "สวัสดีครับ…" "สวัสดีค่ะ…."

๓. แสดงกิริยาอาการประกอบคำปฏิสันถาร กิริยาอาการที่แสดงออกนั้นขึ้นอยู่กับฐานะบุคคลที่เราทักทาย ถ้าเป็นบุคคลที่มีฐานะเสมอกัน ก็อาจเพียงเป็นการยิ้มและผงกศีรษะเล็กน้อยซึ่งเรามักทำโดยไม่รู้ตัว การจับมือกันแบบตะวันตกหรือจับแขนหรือตบไหล่เบาๆ ก็เป็นสิ่งที่พอจะทำได้ ถ้ารู้จักกันดี ในการทักทายนั้น เราควรยืนให้ห่างคู่สนทนาในระยะที่เหมาะสม

๔. ข้อความที่ใช้ประกอบการทักทาย ควรเป็นเรื่องที่ก่อให้เกิดความสบายใจด้วยกันทั้งสองฝ่าย

การแนะนำตนเอง

การแนะนำตนเอง มีความสำคัญในการดำเนินชีวิตประจำวัน เพราะเราต้องมีการพบปะกับบุคคลอื่นอยู่เสมอ บุคคลแนะนำตนเองได้ในหลายโอกาสด้วยกัน คือ

๑. การแนะนำตนเองในที่สาธารณะ ก่อนที่จะแนะนำตัว มักจะมีการสนทนาพื้นๆเริ่มก่อน ในวัฒนธรรมไทยไม่ค่อยจะแนะนำตนเองตรงๆ แต่จะเริ่มต้นด้วยสีหน้าท่าทางที่แสดงความเป็นมิตร ช่วยเหลือกันก่อนแล้วจึงแนะนำตนเอง สีหน้าท่าทางแสดงความยินดีที่ได้รู้จักคู่สนทนา

๒. การแนะนำตนเองในการทำกิจธุระ ต้องนัดหมายล่วงหน้า ควรแต่งกายให้เรียบร้อย ไปให้ตรงตามนัด เมื่อพบบุคคลที่นัด ควรบอกชื่อ นามสกุลให้ชัดเจน สุภาพ เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น หลังจากนั้นก็ควรบอกกิจธุระของตน หรืออาจบอกกิจธุระก่อนก็ได้

๓. การแนะนำตนเองในกลุ่มย่อย ส่วนใหญ่จะไม่รู้จักกัน เมื่อเริ่มประชุมควรแนะนำตนเองก่อน เพื่อให้เกิดความเป็นกันเอง จะได้แสดงความคิดเห็น มีส่วนร่วมประชุมได้อย่างสะดวกใจ การแนะนำตนเองก็เพียงบอกชื่อ นามสกุล สถาบันที่ตนสังกัดให้ได้ยินทั่วกัน เมื่อแนะนำตนเองแล้ว คนอื่นก็จะแสดงกิริยาต้อนรับ

การสนทนา

การสนทนา เป็นกิจกรรมที่บุคคลสองคนขึ้นไป พูดคุยกันเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด ความรู้สึก และประสบการณ์ระหว่างกันอย่างไม่เป็นทางการ การสนทนามีกฎเกณฑ์ตายตัวที่จะต้องปฏิบัติตาม มนุษย์จึงควรที่จะปรับปรุงพฤติกรรมการสนทนาให้เหมาะสมกับสมัยและสังคม

๑. การสนทนาระหว่างบุคคลที่รู้จักคุ้นเคย การสื่อสารชนิดนี้เป็นเรื่องที่สำคัญ การสนทนาที่ดีจะนำความราบรื่น ความเจริญ และความสุขมาให้ ดังนั้นการสนทนาระหว่างบุคคลที่รู้จักคุ้นเคย ควรจะคำนึงถึงเรื่องสนทนาและคุณสมบัติของผู้ร่วมสนทนา โดยใช้คำให้คุ้นเคยและสุภาพ เรียบง่าย เข้าใจง่าย และควรรู้ว่าอะไรควรพูด อะไรไม่ควรพูด

๒.การสนทนากับบุคคลแรกรู้จัก หัวข้อเรื่องที่นำมาสนทนาควรเป็นเรื่องทั่วๆไปเช่น เรื่องดินฟ้าอากาศ และข่าวสารต่างๆ ต้องสำรวมถ้อยคำ กริยา มารยาท และควรสังเกตว่า คู่สนทนาชอบพูดหรือชอบฟัง ถ้าสังเกตว่าชอบพูด เราก็ควรเป็นฝ่ายฟัง และพูดให้น้อยลง ถ้าสังเกตว่าชอบฟัง ก็ควรหาเรื่องมาคุยด้วย วิธีการเช่นนี้จะช่วยทำให้การสนทนาดำเนินไปได้ด้วยดีและมีสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน

การพูดในกลุ่ม

เราควรที่พูดกันอย่างผูกมิตร คือ ไม่ใส่อารมณ์ในการที่จะอภิปรายถกเถียงกัน และเรื่องที่นำมาอภิปรายควรจะสร้างสรรค์ หรือเป็นหัวข้อต่างๆมาเล่ากันฟัง แล้วมาร่วมพิจารณาร่วมกัน หลังจากอภิปรายกันเสร็จ ต้องมีคนใดคนหนึ่งจดบันทึก ซึ่งจะอ่านปากเปล่าให้ฟัง ว่าถูกต้องตามที่ได้พูดกันหรือไม่

๑. การเล่าเรื่องราวที่ได้อ่านหรือฟังมา มักจะเป็นการเล่าเนื้อหา หรือประเด็นที่สำคัญๆมากกว่าการให้รายละเอียด ซึ่งควรมีวิธีการดังนี้

- เล่าถึงเนื้อหา หรือประเด็นที่สำคัญๆว่ามีอะไรบ้าง

- ควรใช้ภาษาง่ายๆ ประโยคสั้น ง่ายต่อการเข้าใจ

- ใช้น้ำเสียงชัดเจนน่าฟัง

- ใช้กิริยาประกอบการเล่าเรื่องตามความเหมาะสม

- ผู้เล่าควรจำเรื่องให้ได้ เรียงลำดับเรื่องราวให้ถูกต้อง

๒. การเล่าเหตุการณ์ ในชีวิตประจำวันของเรา มักจะมีเหตุการณ์ต่างๆเกิดขึ้น ทั้งน่าสนใจ และไม่น่าสนใจ บางครั้งเราก็มีความจำเป็นที่จะเล่าให้ผู้อื่นฟัง การที่จะการเล่าเหตุการณ์ให้น่าฟังน่าสนใจ ประทับใจผู้ฟัง ผู้เล่าอาจมีวิธีเล่าดังนี้

- กล่าวเริ่มต้นด้วยการแสดงเหตุผลในการเล่าเหตุการณ์นั้นๆ

- ระบุวัน เวลา สถานที่ที่เกิดเหตุการณ์นั้นๆ

- กล่าวถึงบุคคลที่สำคัญแก่เหตุการณ์นั้น

- เล่าเหตุการณ์ตามลำดับ ให้มีความต่อเนื่องกัน

- ใช้ถ้อยคำ และภาษาที่ทำให้ผู้ฟังเห็นภาพ ใช้ภาษา สำนานและประโยคๆง่ายกะทัดรัดเพื่อจะได้สื่อความหมายได้ดี

- น้ำเสียงแจ่มใส ดังชัดเจน เน้นเสียง และใช้ระดับเสียงพอเหมาะ

- ใช้สีหน้าท่าทางประกอบการเล่าเหตุการณ์ เพื่อจะได้ดูเป็นธรรมชาติ

- แสดงข้อคิดเติมตามสมควร

การสื่อสารในการประชุม

วิธีสื่อสารในการประชุม

การประชุม คือ การสื่อสารอย่างหนึ่งซึ่งบุคคลพบปะกันตามกำหนดนัดหมาย โดยมีวัตถุประสงค์ต่างๆกัน อาทิเช่น เพื่อปรึกษาหารือ ร่วมกันตัดสินใจ รับทราบข้อเท็จจริงต่างๆ ข้อเสนอแนะ หรือนโยบายต่างๆ

ศัพท์เฉพาะที่ใช้ในการประชุม

๑. ศัพท์ที่ใช้เรียกรูปแบบของการประชุม แบ่งออกเป็น ๒ ประเภทใหญ่ๆ ศัพท์ที่ใช้เรียกคือ

๑.๑ การประชุมเฉพาะกลุ่ม เป็นการประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์ และผู้มีหน้าที่เข้าประชุมเท่านั้น อาจมีผู้ที่ได้รับเชิญเป็นกรณีพิเศษด้วย สำหรับการประชุมกลุ่มทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย ผู้เข้าประชุมก็ได้แต่สมาชิกเท่านั้นตามข้อบังคับ สำหรับการประชุมเฉพาะกลุ่มตามระเบียบข้อบังคับ เช่น การประชุมของสมาคมหรือสโมสร มีศัพท์เรียก คือ

- การประชุมสามัญ เป็นการประชุมตามที่ข้อบังคับกำหนดไว้ตายตัวว่า จะต้องกระทำตามระยะเวลากำหนด เช่น เดือนละหนึ่งครั้ง ปีละหนึ่งครั้ง เป็นต้น

- การประชุมวิสามัญ เป็นการประชุมตามที่ข้อบังคับเปิดโอกาสให้กระทำตามความจำเป็น เช่น กำหนดไว้ว่าประธานมีสิทธิ์เรียกประชุม หรือสมาชิกจำนวนหนึ่ง มีสิทธิ์เรียกร้องให้จัดประชุมเป็นพิเศษได้ เมื่อมีเรื่องสำคัญที่จะต้องพิจารณาโดยด่วน

- การประชุมลับ เป็นการประชุมที่สมาชิกต้องการให้เป็นเช่นนั้น และได้รับความเห็นชอบจากสมาชิกส่วนใหญ่ของที่ประชุม โดยสิ่งที่จะนำไปเปิดเผยได้มีเฉพาะแต่มติหรือข้อปฏิบัติ และเปิดเผยตามกำหนดเวลาเท่านั้น ส่วนรายละเอียดการประชุมจะเปิดเผยไม่ได้
นอกจากนี้รูปแบบที่ย่อยๆของการประชุมเฉพาะกลุ่มยังมีอีกมาก บางรูปแบบยังไม่มีศัพท์เรียก แต่ศัพท์ที่สำคัญที่รู้จักกันแพร่หลาย ดังนี้

- การประชุมปรึกษา เป็นการประชุมของกลุ่มบุคคลที่มีภารกิจร่วมกัน ผู้ที่มาประชุมกันนั้นอาจเป็นคณะกรรมการที่ได้รับแต่งตั้งขึ้นให้ทำหน้าที่ต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน หรือชั่วคราวหรืออาจไม่ได้อยู่ในรูปของคณะกรรมการเลยก็ได้ โดยภารกิจเป็นการค้นหาความจริง วางนโยบาย เสนอแนะแนวทางปฏิบัติ ซึ่งการประชุมจะเสร็จสิ้นก็ต่อเมื่อได้ผลสรุปออกมา

- การประชุมปฏิบัติการ เป็นการประชุมของคณะบุคคล ที่ปฏิบัติงานประเภทเดียวกันหรือเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน จุดมุ่งหมายของการประชุมปฏิบัติการ คือ เพื่อแสวงหาความรู้ ความเข้าใจ และแนวทางปฏิบัติงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด มีการฟังบรรยาย และลงมือทดลองปฏิบัติจริง

- การสัมมนา หรือ การประชุมสัมมนา เป็นการประชุมเฉพาะกลุ่มตามหัวข้อที่กำหนดเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด และประสบการณ์ แล้วประมวลข้อคิดและข้อเสนอแนะจากที่ประชุม หัวข้อในการสัมมนามักจะเป็นเรื่องวิชาการ หรือหัวข้อที่เป็นประโยชน์ต่อสังคม

- การประชุมชี้แจ้ง เป็นการประชุมที่หัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบของหน่วยงาน เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องภายในหน่วยงานนั้นมาให้ประชุมกันเพื่อรับทราบข้อเท็จจริง นโยบาย หลักการ แนวทางปฏิบัติงาน เพื่อให้เข้าใจตรงกัน

- การประชุมใหญ่ คือการประชุมที่เปิดโอกาสให้สมาชิกขององค์การทั้งหมดเข้าร่วมประชุมแสดงความเห็น องค์การนี้ หมายถึง กลุ่ม ชมรม สหภาพ สโมสร สมาคม เป็นต้น

๑.๒ การประชุมสาธารณะ หมายถึง การประชุมที่เปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมฟังได้ และเปิดโอกาสให้ซักถามแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นต่างๆตามหัวข้อประชุม โดยปกติในการประชุมสาธารณะ ผู้ที่อยู่ในที่ประชุมนั้นแบ่งออกเป็น ๒ ฝ่าย คือ ฝ่ายหนึ่งเป็นผู้อภิปรายหรือบรรยาย อีกฝ่ายเป็นผู้ฟังหรือผู้ซักถาม

๒. ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม การประชุมทุกรูปแบบ มีบุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ที่สำคัญๆมีดังนี้

- ผู้จัดประชุม คือผู้ริเริ่มให้เกิดการประชุมขึ้น เป็นผู้กำหนดเรื่องประชุม วางกำหนดการประชุม กำหนดตัวบุคคลให้เป็นผู้เข้าประชุม รวมทั้งเตรียมการบันทึกผลการประชุม ผู้จัดประชุมอาจเป็นบุคคลหรือคณะกรรมการหรือองค์การก็ได้

- ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม ได้แก่ บุคคลที่ได้รับเชิญ หรือได้รับแต่งตั้งให้เข้าประชุม หรือมีสิทธิ์โดยประการใดประการหนึ่งที่จะเข้าประชุมได้ สามารถที่จะมีสิทธิ์อภิปรายได้ ตั้งข้อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา และถ้ามีการลงมติ ก็มีสิทธิ์ออกเสียงได้

- ผู้เข้าประชุม หมายถึง ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมที่ได้เข้ามาปรากฏตัวอยู่ ณ ที่ประชุมนั้นและพร้อมที่จะทำหน้าที่มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นในการประชุม

- องค์ประชุม หมายถึง ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมตามที่ข้อบังคับได้ตราไว้ว่าจะต้องมีอย่างน้อยกี่คนจึงจะเปิดประชุมและดำเนินการประชุมได้ ถ้าผู้เข้าประชุมยังมาไม่ครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ก็ถือว่ายังไม่ครบองค์ประชุม การประชุมจะดำเนินไปไม่ได้ ในกรณีที่ไม่มีข้อบังคับ เราจะถือว่าถ้ามีผู้มาประชุมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม จึงจะครบองค์ประชุม และในขณะที่กำลังประชุมกันอยู่ ถ้ามีผู้ออกจากที่ประชุมไปจนเหลือไม่ครบองค์ประชุม การประชุมจำเป็นต้องยุติลง

ในการประชุมเฉพาะกลุ่ม ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมมีหน้าที่ต่างกันไป จึงได้มีการบัญญัติศัพท์ดังนี้

- ประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด

- รองประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่แทนประธานเมื่อประธานไม่อยู่

- เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดระเบียบวาระการประชุม โดยความเห็นชอบของประธาน บันทึกรายงานการประชุม และจัดอำนวยความสะดวก

- ผู้ช่วยเลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่ช่วยเลขานุการ

- กรรมการ คือ ผู้ทำหน้าที่พิจารณาเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุม และตั้งข้อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

- คณะอนุกรรมการ หมายถึง คณะบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่แคบลงไปกว่าขอบเขตหน้าที่ของคณะกรรมกรา

นอกจากนี้การประชุมคณะกรรมการของสมาคม สโมสร ชมรม กลุ่ม ฯลฯ อาจมีตำแหน่งสำคัญ ดังนี้

- เหรัญญิก คือ ผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบด้านการเงิน

- ประชาสัมพันธ์ คือ ผู้ทำหน้าที่เผยแพร่ข่าวสาร และสร้างสรรค์ความสัมพันธ์ที่ดีแก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

- ประธานฝ่ายหาทุน คือ ผู้ทำหน้าที่หาทุนให้แก่องค์การ เพื่อใช้ค่าใช้จ่ายในกิจกรรมต่างๆ

- ประธานฝ่ายวิชาการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดกิจกรรม เเละงานวิชาการด้านต่างๆ

- ประธานในพิธีเปิดและปิดการประชุม กับประธานที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุม ตามปกติ ประธานในพิธีเปิดและปิดจะเป็นคนละคนกัน อาจมีบ้างที่เป็นคนเดียวกัน ซึ่งประธานในพิธีมักจะเป็นผู้อาวุโส มีตำแหน่งสูง สำหรับประธานที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมนั้น ผู้จัดการประชุมจะต้องกำหนดตัวบุคคลขึ้นเพื่อทำหน้าที่เป็นช่วงๆไปตามที่กำหนดไว้ในลำดับของการประชุม

- พิธีกร ในการประชุมสาธารณะมักมีพิธีกรคนหนึ่งหรือสองคน เป็นผู้ดูแลความเรียบร้อยของที่ประชุมทั้งหมด สร้างบรรยากาศให้แจ่มใส และให้ความสะดวกอื่นๆแก่ผู้เข้าประชุม รวมทั้งกล่าวเชิญคณะผู้อภิปรายและผู้บรรยายให้เริ่มรายการเมื่อถึงกำหนดเวลา

- ที่ประชุม หมายถึงบุคคลผู้เข้าประชุมทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเฉพาะกลุ่มหรือการประชุมสาธารณะ แต่ไม่รวมผู้จัดการประชุม แต่ไม่ได้หมายถึงสถานที่ประชุม

๓. ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีดังนี้

- ระเบียบวาระ หมายถึง หัวข้อในการประชุมตามที่เลขานุการโดยความเห็นชอบของประธานเป็นผู้จัดลำดับไว้เป็นเรื่องๆไป แต่ละเรื่องเรียกว่าวาระที่ ๑ วาระที่๒ ตามลำดับ

- กำหนดการประชุม ใช้ในการประชุมสาธารณะ และการประชุมเฉพาะกลุ่มชนิดอื่น เช่น การประชุมสัมมนา การประชุมปฏิบัติการ เป็นต้น ซึ่งเรื่องที่ประชุมกันมีเพียงเรื่องเดียว สำหรับการกำหนดประชุมที่เต็มรูปแบบคือ มักจะเริ่มด้วยการลงทะเบียนสำหรับผู้เข้าประชุม พิธีเปิด การบรรยายหรือการอภิปรายเป็นคณะ และการเปิดคาบเวลาอภิปรายทั่วไป จากนั้นอาจมีการแบ่งผู้เข้าประชุมออกเป็นกลุ่มย่อยตามที่หัวข้อกำหนด ลำดับสุดท้ายเป็นการประชุมรวมเพื่อฟังผลรายงานการอภิปรายของกลุ่มย่อย และเปิดคาบเวลาอภิปรายทั่วไปอีกครั้งหนึ่ง แล้วจึงปิดพิธี

๔. ศัพท์ที่ใช้เรียกวิธีสื่อสารในการประชุม มีดังนี้

- เสนอ หมายถึง บอกให้ที่ประชุมพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยได้ความแจ่มชัด

- ข้อเสนอ หมายถึง ข้อความที่เสนอทั้งหมด ทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา

- สนับสนุน หมายถึง แสดงความเห็นด้วยกับข้อเสนอ

- คัดค้าน หมายถึง แสดงความไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอ หรืออาจขอแก้ไขในบางส่วนบางประเด็น

- อภิปราย หมายถึง แสดงความคิดเห็นทั้งในเชิงสนับสนุนหรือคัดค้าน ทั้งนี้ต้องเหตุผลประกอบ

- มติของที่ประชุม หมายถึง ข้อตัดสินใจของที่ประชุมเพื่อให้นำไปปฏิบัติ มติของที่ประชุมอาจเป็น มติโดยเอกฉันท์คือเห็นพร้องต้องกันทุกคน หรือมติโดยเสียงข้างมากคือมีผู้เข้าประชุมส่วนน้อยไม่เห็นด้วย

วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม

การประชุมทุกประเภทจะต้องมีประธานและผู้เข้าประชุมคนอื่นๆ ฉะนั้นจึงแยกได้ดังนี้

วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาสำหรับประธานในที่ประชุม ก่อนอื่นต้องดูว่าเป็นการประชุมแบบใด ถ้าเป็นแบบอย่างเป็นกันเองมาก ประธานอาจแสดงความเป็นกันเองในการพูดจากัน แต่ถ้าเป็นการประชุมแบบที่ค่อนข้างจะเป็นพิธีการ ประธานของที่ประชุมอาจสื่อสารอย่างค่อนข้างเป็นทางการ สำหรับในการขอมติจากที่ประชุมหลังจากที่ได้พิจารณากิจการที่ได้ประชุมไปแล้ว ประธานต้องกล่าวถ้อยคำอย่างชัดเจน นอกจากนี้ การขอให้ที่ประชุมลงคะแนนเสียง ต้องกล่าวให้ชัดเจน อย่าให้กำกวม อันจะเกิดปัญหาในภายหลัง

วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาของผู้เข้าประชุม ถ้าเป็นการประชุมอย่างเป็นกันเองหรือแบบพิธีการ ภาษาที่ผู้เข้าประชุมใช้ก็ควรเป็นท่วงทำนองการสนทนากันตามปกติ แต่ก็ต้องระมัดระวังการใช้คำพูดให้สื่อความหมายได้ชัดเจน ไม่ก่อให้เกิดความกำกวมหรือความเข้าใจผิดแก่ผู้เข้าประชุมคนอื่นๆ และการแสดงความคิดก็ไม่ควรพูดโพล่งๆออกไป และผู้เข้าประชุมควรใช้คำว่า ขอ เสมอๆในการประชุมเพราะแสดงถึงความสุภาพ

พูดให้สัมฤทธิ์ผล

ความหมายของการพูดให้สัมฤทธิ์ผล

การพูดให้สัมฤทธิ์ผล หมายถึง พูดให้สำเร็จตามจุดมุ่งหมายต่างๆ ความสัมฤทธิ์ผลในการพูดก็มีลักษณะเช่นเดียวกับการฟัง คือมีได้หลายระดับขั้น ไม่ว่าจะพูดด้วยจุดมุ่งหมายใด หากสามารถทำให้ผู้ฟังตั้งใจฟังได้ก็สัมฤทธิ์ผลระดับขั้นหนึ่ง และถ้าทำให้ผู้ฟังทราบโดยแจ่มแจ้ง ก็ทำให้สำเร็จมากขึ้น

ข้อควรระลึกและควรปฏิบัติ

ผู้ที่ประสงค์จะพูดให้สัมฤทธิ์ผล จะต้องสามารถทำให้ผู้ฟังพร้อมที่จะตั้งใจฟัง รับรู้ เข้าใจในสิ่งที่พุด ยอมเปลี่ยนความคิด และการกระทำ มีข้อระลึกและควรปฏิบัติดังนี้

๑. ผู้ฟังที่อยู่ในวัยต่างกัน มีพื้นความรู้และประสบการณ์ต่างกัน ย่อมมีความสนใจและพร้อมที่จะฟังเรื่องราวต่างกัน เช่น นักเรียนในชั้นมัธยมศึกษาปีที่ ๑ คงไม่สนใจและไม่พร้อมที่จะฟังเรื่องราวเกี่ยวกับการไปศึกษาต่อระดับปริญญาสาขาเทคโนโลยีคุณภาพ เป็นต้น จึงจำเป็นต้องเลือกเรื่องราวให้เหมาะกับความสนใจและความพร้อมของผู้ฟัง โดยคำนึงถึงวัย พื้นความรู้ และประสบการณ์ของผู้ฟังหรือกลุ่มของผู้ฟังเป็นสำคัญ

๒. ผู้ฟังมักพอใจและพร้อมที่จะฟังผู้พูดที่ให้เกียรติตน ให้ความสำคัญแก่ตนและให้ความเป็นกันเอง สำหรับวิธีที่จะทำให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกว่าผู้พูดให้ความสำคัญแก่ตน คือผู้พูดมีความกระตือรือร้น เต็มอกเต็มใจที่จะพูด ไม่แสดงความเหนื่อยหน่าย หงุดหงิด สำหรับวิธีแสดงความเป็นกันเองของผู้พูดอยู่ที่คำพูดและกิริยาอาการที่แสดงออก ในขณะทีพูดควรยิ้มแย้ม และไม่ใช้สรรพนามที่เป็นทางการในทุกครั้ง และควรมีอารมณ์ขันบ้าง

๓. ผู้ฟังจะรับรู้ความหมายได้สมบูรณ์ก็ต่อเมื่อผู้พูดใช้ภาษาที่แจ่มแจ้ง ชัดเจนและลำดับความให้เข้าใจง่าย ผู้พูดจำเป็นต้องเลือกใช้คำที่ไม่ใช่ศัพท์แปลกหู เข้าใจยาก นอกจากนี้ต้องรู้จักใช้คำให้หลากหลายไม่ซ้ำซาก และลำดับความจากเหตุไปผลให้เป็นขั้น ๆไปเพื่อให้เข้าใจง่ายที่สุด

๔. ผู้ฟังจะให้ความเชื่อถือและศรัทธาผู้พูดเมื่อเห็นว่าผู้พูดเป็นผู้รู้จริง ไว้ใจได้และมีเจตนาดี กล่าวคือ ผู้พูดต้องพูดด้วยความมั่นใจ อ้างอิงข้อมูลได้ถูกต้องแม่นยำ อธิบายให้เห็นแจ่มแจ้ง

ตัวอย่างการพูดให้สัมฤทธิ์ผล

กรณีแวดล้อม

ผู้แทนนักเรียนกล่าวแสดงความขอบคุณศิษย์เก่าของโรงเรียนผู้ประสบความสำเร็จในการประกอบอาชีพส่วนตัว ปัจจุบันเป็นเจ้าของกิจการโรงงานผลิตอาหารสัตว์ขนาดใหญ่ โรงเรียนได้เชิญศิษย์เก่าผู้นี้มาเป็นผู้บรรยายพิเศษในห้องประชุมใหญ่ของโรงเรียน เนื่องในโอกาสงานฉลองวันครบรอบ ๕๐ ปี ของโรงเรียน มีนักเรียนเข้าฟังประมาณ ๕๐๐ คน ผู้บรรยายได้กล่าวถึงชีวิตนักเรียนเมื่อ ๒๐ ปีที่ล่วงมาว่ามีความตื่นเต้นสนุกสนานอย่างไรบ้าง ได้แสดงความระลึกถึงพระคุณครูอาจารย์ทุกท่านที่ได้อบรมสั่งสอนมา ซึ่งล้วนแต่มีคุณค่าแก่การสร้างและดำรงตนให้ก้าวหน้ามาด้วยดีจนบัดนี้ นอกจากนี้ยังได้ให้ข้อคิดว่าควรใช้หลัก ๕ ร. คือ (๑) รัก (๒) ระวัง (๓) รีบเร่ง (๔) เรียนรู้ (๕) รู้จักรอ เมื่อผู้บรรยายกล่าวจบแล้ว นักเรียนคนหนึ่งได้รับมอบหมายล่วงหน้าให้เป็นผู้แทนของคณะนักเรียนทำหน้าที่กล่าวขอบคุณผู้บรรยายบทพูด

บทพูด

กราบเรียนท่านผู้อำนวยการ และอาจารย์ทุกท่าน

กระผมนายวิทยา วิสุทธิ์ดำรง ในฐานะผู้แทนนักเรียนโรงเรียนมัธยมสารภี ขอแสดงความขอบคุณเป็นอย่างสูงที่ท่านผู้จัดการบริษัทศรีสวัสดิ์อาหารสัตว์ คุณสมภูมิ สุวรณ์ รุ่นพี่ผู้เป็นที่รักและเป็นแบบอย่างที่ดียิ่งของพวกเราทุกคน ได้สละเวลาอันมีค่าของท่านมาพบกับพวกเรา ให้ความรู้และให้กำลังใจแก่พวกเราในวันนี้

พวกเราทุกคนภูมิใจที่ได้เป็นนักเรียนของโรงเรียนมัธยมสารภี ซึ่งเป็นโรงเรียนที่มีเกียรติประวัติยาวนาน มีครูอาจารย์ที่เอาใจใส่อบรมสั่งสอนศิษย์ และมีศิษย์เก่าที่ล้วนแต่มีความรัก ความห่วงใย และความผูกพันกับโรงเรียนโดยไม่มีวันเสื่อมคลายดังที่พี่สมภูมิได้บอกแก่พวกเราทุกคนในห้องนี้ ให้ได้ยินด้วยตนเองแล้วในระหว่างการบรรยายของท่าน

สาระความรู้จากการบรรยายของพี่สมภูมิในวันนี้ มีค่าแก่พวกเราเกินกว่าประมาณได้ ท่านได้แนะนำให้ยึดหลัก ๕ ร. ซึ่งเป็นหลักที่จำง่าย เข้าใจง่าย และปฏิบัติง่าย มีเหตุผล น่ารับฟังอย่างยิ่ง กระผมเชื่อว่าหลัก ๕ ร.นี้ ทุกคนจะนำไปใช้ประโยชน์ได้ทั้งในการศึกษาเล่าเรียนต่อไป และในการประกอบอาชีพให้ประสบความสำเร็จ ดังที่พี่สมภูมิได้ประสบมาแล้ว

กระผมขอกราบเรียนด้วยว่า เมื่อพวกเราได้ทราบข่าวว่าพี่สมภูมิ ยินดีรับเชิญมาพบกับพวกเราในวันนี้ตามคำเชิญของโรงเรียน ทุกคนตื่นเต้นและรอคอยให้วันนี้มาถึง เพราะคาดหวังว่าท่านจะให้ข้อแนะนำและข้อคิดที่เป็นประโยชน์แก่พวกเรา สิ่งที่เราได้รับในวันนี้เกินกว่าที่คาดหวังไว้ เพราะนอกจากสาระความรู้แล้วพวกเรายังได้รับความสนุกสนานเพลิดเพลินในระหว่างที่ฟังคำบรรยาย และที่สำคัญที่สุดคือท่านยังอนุญาตให้พวกเราไปพบท่านด้วยตนเองได้ที่บริษัท คำพูดของท่านที่ว่า"สำหรับนักเรียนโรงเรียนมัธยมสารภีแล้ว บริษัทศรีสวัสดิ์อาหารสัตว์ยินดีต้อนรับเสมอ"นั้นเป็นที่จับใจพวกเรามาก

ในนามของนักเรียนโรงเรียนมัธยมสารภี กระผมจึงขอแสดงความขอบคุณอีกครั้งหนึ่ง ข้อสังเกต

๑. เป็นการพูดที่เป็นทางการ

๒. ผู้ฟังในที่ประชุมมีวิทยากร ผู้อำนวยการ และคณะครูอาจารย์ และคณะนักเรียน จึงต้องคำนึงถึงผู้ฟังทั้งหมดในฐานะเป็นผู้รับสารของตน

๓. จุดมุ่งหมายสำคัญที่สุดในการกล่าวคือ เพื่อให้วิทยากรรับรู้ว่า คณะนักเรียนมีความพอใจและซาบซึ้งที่วิทยากรมาบรรยาย

๔. การที่วิทยา วิสุทธิ์ดำรง ได้รับเลือกให้เป็นผู้กล่าวขอบคุณ แสดงว่าวิทยามีความสามารถที่ครูอาจารย์เชื่อถือ และเป็นที่ยอมรับในเพื่อน

๕. ผู้พูดได้แสดงความการกล่าวขอบคุณด้วยความมั่นใจ

๖. คำกล่าวขอบคุณของวิทยา แบ่งออกได้ ๔ ประเด็น คือ

ย่อหน้าที่ ๑ เป็นคำแนะนำตนเองและกล่าวขอบคุณอย่างนอบน้อม และยกย่องผู้บรรยายพอสมควร

ย่อหน้าที่ ๒ แสดงความรู้สึกประทับใจที่วิทยากรแสดงความภูมิใจว่า เป็นศิษย์เก่าและมีความรู้สึกผูกพันกับโรงเรียน และสำนึกในบุญคุณของโรงเรียน และอาจารย์ด้วย

ย่อหน้าที่ ๓ หยิบยกประเด็นสำคัญที่วิทยากรได้พูดมาเป็นหลักฐาน เพื่อยืนยันว่า คำพูดของวิทยากรมีคุณค่า

ย่อหน้าที่ ๔ เน้นย้ำความรู้สึกพึงพอใจของผู้พูดที่ได้ฟังคำบรรยายของวิทยากรในนามของนักเรียนทั้งหมด

๗. ภาษาที่วิทยา วิสุทธิ์ดำรงใช้ ชัดเจน เข้าใจง่าย และจริงใจ

ถามและตอบให้มีประสิทธิผล

การถาม และการตอบเป็นกระบวนการสื่อสารที่กระทำอยู่ตลอดเวลา ทั้งใช้ในชีวิตประจำวัน และการประกอบกิจการทุกอย่าง วิธีถามและวิธีตอบที่ดีจะทำให้การสื่อสารครั้งนั้นดำเนินไปได้ด้วยดี เกิดผลตามจุดประสงค์ที่ตั้งไว้

จุดประสงค์ของการถามและการตอบ

จุดประสงค์ของการถาม

๑. เพื่อจะได้ทราบข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นของอีกฝ่ายหนึ่ง

๒. เพื่อทดสอบว่า ผู้ตอบมีความรู้หรือไม่ หรือมีความคิดเห็นอย่างไร

๓. เพื่อใช้เป็นส่วนประกอบของกลวิธีให้ ความรู้หรือข้อคิดแก่บุคคลอื่น

๔. เพื่อแสดงอัธยาศัยไมตรี

๕. เพื่อแสดงความสนใจ

จุดประสงค์ของการตอบ

๑. เพื่อให้ข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นสนองตอบคำถาม

๒. เพื่อแสดงให้ผู้ถามทราบว่า ผู้ตอบมีความรู้เพียงใดหรือมีความคิดเห็นอย่างไร

๓. เพื่อใช้ร่วมเป็นส่วนประกอบของกลวิธีให้ความรู้หรือข้อคิดแก่บุคคลอื่น

๔. เพื่อสนองอัธยาศัยไมตรี

๕. เพื่อสนองความสนใจ

ข้อคำนึงในการถาม

ในบางครั้ง แม้ผู้ถามมีเจตนาดีที่จะหาความรู้และแสดงความเป็นมิตร แต่ถ้าตั้งคำถามไม่ดี ความสัมพันธ์อันดีอาจขาดลงได้หรืออาจไม่ได้รับความรู้ จึงมีข้อควรคำนึงในการตอบดังนี้

๑. มารยาท ไม่ถามเรื่องส่วนตัวของคนที่เพิ่งรู้จัก ในบางครั้งเราต้องถามเรื่องส่วนตัวเขา เราต้องกล่าวขออภัยที่ต้องถามละลาบละล้วง และพึงละเว้นคำถามที่ไม่สุภาพ หรือก่อให้เกิดความกระดากอาย หรือกระทบกระเทือนผู้อื่น และคำถามแสดงความโอ้อวด หรือคำถามที่ยกตนข่มท่าน

๒. บุคคล เราต้องพิจารณาว่าผู้ที่เราถามเป็นใคร มีความสัมพันธ์กับเราแค่ไหน อยู่ในฐานะอย่างไร ทั้งนี้เพื่อเราจะได้ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม

๓. กาลเทศะ ก่อนถามควรดูกาลเทศะว่า ผู้ที่เราถามมีอารมณ์อย่างไร หากจุกจิกกวนใจเขา เขาก็อาจรำคาญไม่ตอบคำถามก็ได้ และไม่ควรถามคำถามที่ซ้ำซากบ่อยๆ

๔. สาระ คำถามควรมีสาระ และผู้ถามควรมีความรู้นั้นมาบ้างพอสมควร

๕. ภาษา คำถามควรกะทัดรัดและชัดเจน มีเนื้อความเป็นลำดับ ไม่สับสน ไม่ถามหลายๆประเด็นพร้อมกัน

วิธีตั้งคำถาม

๑. วิธีตั้งคำถามเพื่อให้ได้ข้อเท็จจริง คำถามประเภทนี้มักใช้คำว่า ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เท่าไร หรือไม่ ทำไม ฯลฯ เช่น ใครคือนักวิทยาศาสตร์คนเเรกที่ประดิษฐ์หลอดไฟฟ้า

๒. วิธีตั้งคำถามเพื่อได้ข้อคิดเห็น คำถามประเภทนี้อาจมีคำว่า ใคร อะไร อย่างไร ทำไม ฯลฯ เช่นเดียวกับการถามที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริง แต่ผู้ถามต้องการทราบเหตุผลมากกว่าเนื้อหาของคำถาม

๓. วิธีตั้งคำถามเพื่อทดสอบ คำถามประเภทนี้ในบางครั้งก็มีการออกคำสั่งกำกับไว้ด้วย เพื่อให้รู้ว่าควรจะตอบอย่างไร หรือตอบไปในแนวใด เช่น เหตุใดคนไทยทุกคนจึงต้องช่วยป้องกันและขจัดมลพิษในสิ่งแวดล้อม จงอภิปราย

๔. วิธีตั้งคำถามเพื่อให้ได้คำตอบหลากหลาย คำถามประเภทนี้ช่วยให้ได้ความรู้ และความคิดที่กว้างขวางยิ่งขึ้น

๕. วิธีตั้งคำถามเพื่อแสดงความสุภาพของผู้ถาม ผู้ถามต้องรู้จักใช้คำที่ช่วยให้คำถามนั้นสุภาพนุ่มนวล เช่น กรุณา โปรด ขอประทานโทษ ใคร่ เป็นต้น

ข้อควรคำนึงในการตอบ

๑. การจับประเด็น ผู้ตอบควรจับประเด็นให้ได้ว่าผู้ถามต้องการถามประเด็นใด และควรพิจารณาว่าจะตอบคำถามในแง่ไหน พยายามตอบทุกคำถาม เรียงลำดับความคิดไม่ให้สับสน

๒. การใช้ภาษา ผู้ตอบควรคำนึงถึงว่าผู้ฟังเป็นใคร อยู่ในฐานะใด และผู้ตอบควรใช้ภาษาที่ทำให้ผู้ฟังเข้าใจง่ายมากที่สุด

๓.การแสดงมารยาท ผู้ตอบควรรู้จักหลีกเลี่ยงไม่ตอบคำถามที่อาจก่อให้เกิดความกระทบกระเทือนแก่ผู้อื่นหรือตนเอง ถ้าจำเป็นต้องตอบ ควรตอบให้สุภพ

วิธีตอบ

ในการตอบคำถาม ก่อนตอบต้องแน่ใจว่าเข้าใจคำถามเป็นอย่างดี แล้วจึงค่อยตอบคำถาม วิธีตอบที่ดีคือ

๑. ตอบให้ตรงคำถาม อาจต้องทวนคำถามบ้างตามสมควร ในบางกรณีอาจขอคำยืนยันจากผู้ถามว่า ผู้ตอบเข้าใจประเด็นที่ถามตรงตามความต้องการของผู้ถามหรือไม่ แล้วจึงตอบ เมื่อตอบเสร็จ ควรเปิดโอกาสให้ผู้ถามภามต่อจนสิ้นข้อสงสัย

๒. ตอบให้แจ่มแจ้ง เป็นคำตอบที่แสดงชัดว่าผู้ตอบมีความคิดเห็นอย่างไร เนื้อความในคำตอบไม่ค้านกันเอง ถ้าต้องตอบยาว ควรสรุปลงท้ายไว้ด้วยเพื่อผู้ฟังจะได้จับประเด็นได้ถูกต้อง

๓. ตอบให้ครบถ้วน หากมีหลายคำถามต่อเนื่องกัน ต้องตอบให้ครบทุกคำถาม และตอบเรียงลำดับไป การตอบไม่ครบอาจทำให้เสียประโยชน์ ทำให้การสื่อสารไม่สมบูรณ์